Sunday 5 July 2009

Safe food and healthy eating for all banner welsh

Cod ymarfer ar weithredu'n agored

Monday 17 December 2001

Mae gweithredu'n agored yn un o egwyddorion sylfaenol yr Asiantaeth Safonau Bwyd. Mae hyn yn golygu y byddwn yn defnyddio iaith glir ac yn cyfathrebu'n brydlon, byddwn yn esbonio'r rhesymau am ein penderfyniadau a'n cyngor, a byddwn yn cyhoeddi ein targedau a'n cyflawniadau yn eu herbyn.

1. Cyflwyniad

1.1 Mae gweithredu'n agored yn un o egwyddorion sylfaenol yr Asiantaeth Safonau Bwyd. Mae hyn yn golygu y byddwn yn defnyddio iaith glir ac yn cyfathrebu'n brydlon, byddwn yn esbonio'r rhesymau am ein penderfyniadau a'n cyngor, a byddwn yn cyhoeddi ein targedau a'n cyflawniadau yn eu herbyn.

1.2 Mae ein Datganiad ar Amcanion ac Arferion Cyffredinol yn cadarnhau ein hymrwymiad i weithredu mewn dull agored ac eglur. Mae'r Cod Ymarfer hwn yn nodi yn fwy manwl sut y byddwn yn cyflawni'n hamcanion ac yn sicrhau'n gwerthoedd corfforaethol. Mae hefyd yn rhoi gwybod i chi sut y gallwch chi ofyn i ni am wybodaeth.

1.3 Bydd yr Asiantaeth yn sicrhau bod ei hymarferion a'i gweithdrefnau yn cydymffurfio â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

PWYNTIAU ALLWEDDOL

2. Polisi'r Asiantaeth Safonau Bwyd ar weithredu'n agored

2.1 Cyngor a gwybodaeth
Yr arfer fydd datgelu gwybodaeth. Ein nod yw cyhoeddi unrhyw wybodaeth neu gyngor a ddarparwn i eraill. Pan na fyddwn yn mynd ati i gyhoeddi gwybodaeth neu gyngor o'r fath byddwn yn sicrhau ei fod ar gael ar gais penodol, ac eithrio o dan yr amgylchiadau a nodir ym mharagraff 2.7. Byddwn yn rhyddhau gwybodaeth o'r fath cyn gynted ag sy'n bosibl. Bydd yr un trefniadau'n berthnasol ar gyfer y cyngor neu wybodaeth rydym wedi'i derbyn gan eraill.

2.2 Penderfyniadau
Byddwn yn cadw cofnodion o'n penderfyniadau ac yn sicrhau eu bod ar gael, er mwyn galluogi defnyddwyr a rhanddeiliaid eraill i

weld ar ba sail y gwnaethpwyd y penderfyniadau; a
gwneud penderfyniad gwybodus am safon ein gweithdrefnau a'n penderfyniadau

2.3 Datblygu ein syniadau
(a) Byddwn yn trefnu bod unrhyw ddeunyddiau cyffredinol esboniadol neu ganllawiau a ddefnyddir wrth ddelio â defnyddwyr a rhanddeiliaid eraill ar gael. Mae ein rhanddeiliaid yn cynnwys pob grwp sy'n cael ei effeithio gan ein gweithgareddau, neu sydd â chysylltiad uniongyrchol â hwy, a'u sefydliadau cynrychioladol. Byddwn yn ymgynghori â rhanddeiliaid mor gynnar ag sy'n ymarferol bosibl yn y broses o wneud penderfyniadau. Cyn neu yn ystod y broses hon, bydd angen inni asesu dadleuon a thrafod yn fewnol, a dylid caniatáu amser rhesymol a rhywfaint o breifatrwydd i wneud hyn. Bydd hyn yn ein galluogi i archwilio a thrafod pob opsiwn posibl yn drylwyr. Cyhoeddir casgliadau neu argymhellion penodol sy'n deillio o ohebiaeth fewnol os ydynt yn rhan o'r dystiolaeth neu'r dadansoddiad sy'n sail i benderfyniadau. Fodd bynnag, fel arfer ni fyddwn yn cyhoeddi neu'n rhyddhau copïau o ohebiaeth fewnol arall.

(b) Bwriadwn gyhoeddi unrhyw gyngor sylweddol a roddwn i Adrannau eraill y Llywodraeth. Ni fyddwn yn cyhoeddi gohebiaeth ar faterion sy'n ymwneud â phersonel, ariannu neu reoli.

2.4 Ymchwil neu arolygon
Rydym yn ystyried bod cyflwyno casgliadau ymchwil ar gyfer adolygiad gan bobl yn y maes yn broses arferol. Byddwn yn parhau i annog contractwyr sy'n gwneud gwaith ymchwil neu arolygon ar ein rhan i gyhoeddi casgliadau eu gwaith mewn llenyddiaeth wyddonol a adolygir gan bobl yn y maes. Lle bo'n addas, byddwn yn cyhoeddi canlyniadau'r ymchwil ein hunain.

2.5 Ceisiadau am wybodaeth
Byddwn yn trin pob cais am wybodaeth mewn modd teg a chyfartal, heb ragfarn. Pan na allwn ddarparu'r wybodaeth y gofynnoch amdani, byddwn yn esbonio pam. Pan fyddwn yn penderfynu peidio â rhyddhau'r wybodaeth y gofynnoch amdani, byddwn yn esbonio pam ac yn rhoi gwybod i chi sut y gallwch gwyno am ein penderfyniad (gweler paragraffau 6.2 a 6.3).

2.6 Byddwn yn parhau i geisio canfod a mabwysiadu ffyrdd gwell o drefnu bod gwybodaeth a chyngor ar gael i gwsmeriaid ac i randdeiliaid eraill.

2.7 Eithriadau
Am resymau ymarferol a chyfreithiol, fe fydd nifer o amgylchiadau a ddiffinnir yn fanwl lle na fyddwn yn rhyddhau cyngor neu wybodaeth. Sef:

pan fydd cyhoeddiad ar fin digwydd (o fewn diwrnodau) ac y byddai rhyddhau'n gynnar yn debygol o wneud cyhoeddiad arfaethedig yn llai effeithiol neu'n llai cyflawn;
pan fydd yr wybodaeth yn anghyflawn neu heb ei phrofi a lle gallai fod yn gamarweiniol, er enghraifft gwybodaeth sy'n ymddangos o brosiect gwyddonol neu brosiect gorfodi sydd ar y gweill, lle na fyddai'r canlyniadau yn cael eu rhyddhau fel arfer nes i'r astudiaeth gael ei chwblhau;
pan fyddwn o'r farn bod ystyriaethau cyfrinachedd yn bwysicach na lles y cyhoedd, er enghraifft lle byddai datgelu gwybodaeth yn ymyrryd â phreifatrwydd heb reswm (e.e. dan Ddeddf Hawliau Dynol 1999). Lle gallai gwybodaeth gyfrinachol gyfrannu'n uniongyrchol at benderfyniadau brys am iechyd y cyhoedd neu ddiogelwch bwyd byddwn yn annog y rhai sy'n ei darparu i'w datgelu i'r cyhoedd cyn gynted â phosibl. Ni fydd gwrthod gwneud hynny yn ein rhwystro rhag gweithredu mewn unrhyw fodd sy'n agored i ni - gan gynnwys cyhoeddi'n unochrog - i ddiogelu defnyddwyr;
pan fyddai datgelu yn groes i'r gyfraith (yn enwedig mewn perthynas â Deddf Gwarchod Data 1998 a Deddf Hawliau Dynol 1999), yn torri goblygiadau rhyngwladol yr Asiantaeth neu ei goblygiadau i'r Undeb Ewropeaidd, neu pan fyddai'n ddirmyg Llys;
pan fydd yr wybodaeth yn ymwneud yn gyfan gwbl â materion personél, ariannol neu drefniadol mewnol yr Asiantaeth, neu wedi'i darparu gan adrannau eraill y llywodraeth, ac nad yw'n ymwneud yn uniongyrchol â safonau na diogelwch bwyd.
pan allai dadlennu anfanteisio gweithredu'r gyfraith neu safle'r DU mewn trafodaethau rhyngwladol.
pan fydd y cyngor o natur gyfreithiol, wedi'i roi mewn perthynas â chyfreithiad posibl, neu fel arall yn dod dan fraint gyfreithiol;

Gan fod y Bwrdd yn gyfrifol yn gyfreithiol am holl weithgareddau'r Asiantaeth, mae'n bosibl y bydd angen ei gyfarwyddo mewn Sesiwn Gaeëdig am wybodaeth sy'n disgyn i unrhyw rai o'r categorïau hyn. Ond ni fydd y Bwrdd yn penderfynu ar bolisïau ynghylch diogelwch bwyd a mesurau angenrheidiol i warchod defnyddwyr heb gynnal trafodaeth mewn Sesiwn Agored, a'r adeg honno, os bydd o fewn ei bwerau i wneud hynny, bydd yr Asiantaeth yn nodi natur gyffredinol yr wybodaeth ychwanegol y mae'r Bwrdd wedi'i hystyried a pham na all ei chyhoeddi'n llawn.

3. Sut fydd yr Asiantaeth Safonau Bwyd yn cyflawni'r polisi o weithredu'n agored?

3.1 Dilyn penderfyniadau
Yn amodol ar yr eithriadau a restrir ym mharagraffau 2.3 a 2.7, byddwn yn darparu, ar gais, wybodaeth am ein penderfyniadau a'r dystiolaeth a'r dadansoddiad sy'n sail iddynt. Mae penderfyniadau'n cynnwys y canlynol, ond nid ydynt o reidrwydd yn gyfyngedig iddynt:

pob penderfyniad ar bolisi a wnaed gan Fwrdd yr Asiantaeth Safonau Bwyd;
penodiadau i bwyllgorau o arbenigwyr sy'n ein cynghori; ac
achosion lle gwrthodwyd ceisiadau am wybodaeth neu gyngor.

Mae tystiolaeth a dadansoddiadau yn cynnwys y canlynol, ond nid ydynt yn gyfyngedig iddynt:

cyngor oddi wrth ein pwyllgorau cynghorol arbenigol;
canlyniadau ymchwil ac arolygon a gomisiynwyd gennym.

3.2 Ymgynghori
Byddwn yn gwneud penderfyniadau yng ngoleuni'r ymatebion a dderbyniwn i'r ymgynghoriad ar ein cynigion ar gyfer datblygu polisi newydd. Byddwn yn cyhoeddi'r ymatebion a gafwyd i'r ymgynghoriad. Byddwn yn ystyried unrhyw geisiadau gan y rhai yr ymgynghorwyd â hwynt i gadw eu hatebion yn gyfrinachol, ond byddwn am gadw hyn i'r lleiafswm posibl. Cadwn yr hawl i ddatgelu atebion os credwn fod eu cyhoeddi, at ei gilydd, er lles y cyhoedd. Er enghraifft, gallai fod yn angenrheidiol cyhoeddi atebion er mwyn dangos sut rydym wedi gwneud rhyw benderfyniad penodol, neu sut rydym wedi llunio ein cyngor i Weinidogion. Byddem yn trafod hyn gyda'r bobl berthnasol yn gyntaf.

3.3 Cyfarfodydd cyhoeddus
Bydd cyfarfodydd gwneud penderfyniadau Bwrdd yr Asiantaeth Safonau Bwyd yn cael eu cynnal yn gyhoeddus. Bydd yr Asiantaeth hefyd yn cynnal digwyddiadau agored eraill y gall pawb eu mynychu. Cyhoeddir manylion y digwyddiadau hyn ar ein gwefan. Fel rhan o'n polisi o weithredu'n agored wrth wneud penderfyniadau, bydd agendâu, papurau a chofnodion cyfarfodydd y Bwrdd ar gael trwy ein gwefan.

3.4 Pwyllgorau ymgynghorol
Byddwn yn annog ein pwyllgorau cynghori i fod yn agored ym mhob cam o'r broses asesu risg ac yn eu hystyriaethau ar ddewisiadau ar gyfer rheoli risg. Byddwn hefyd yn eu hannog i ddod o hyd i ffyrdd o fod mor agored â phosibl pan fydd cyfyngiadau oherwydd cyfrinachedd masnachol. Mae hyn yn unol â chasgliadau'r adolygiad ar weithdrefnau risg a ddefnyddir gan Bwyllgorau Cynghori'r Llywodraeth sy'n delio â diogelwch bwyd, a arweiniwyd gan y Prif Ymgynghorydd Gwyddonol ar y pryd, Syr Robert May. Bydd Pwyllgorau Ymgynghorol sy'n cyflwyno adroddiadau i'r Asiantaeth yn cynnal cyfarfodydd agored yn achlysurol. Cyhoeddir rhagor o fanylion am y cyfarfodydd hyn ar ein gwefan. Bydd agendâu, papurau a chofnodion y cyfryw gyfarfodydd ar gael ar ein gwefan.

4. Sut allwch chi gael gwybodaeth gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd?

4.1 Rydym yn cyhoeddi amrywiaeth eang o wybodaeth ar ein gwefan, www.food.gov.uk. Byddwn yn darparu, ar gais, gopïau caled o'r wybodaeth hon i bobl heb fynediad at y rhyngrwyd (gweler paragraff 4.5 isod).

4.2 Rydym yn cyhoeddi ystod eang o ddogfennau am ddim ar bapur, gan gynnwys dogfennau ymgynghori, cynigion ar gyfer rheoliadau'r Gymuned Ewropeaidd, taflenni a thaflenni ffeithiau ar gyfer defnyddwyr ac eraill, bwletinau rheolaidd yn ymwneud ag ystod ein gweithgareddau, adroddiadau manwl ar arolygon bwyd unigol, a'n gofynion ymchwilio. Mae ein siart trefniadol ar gael ar y rhyngrwyd.

4.3 4.3 Dylid gwneud ceisiadau ysgrifenedig am gopïau o'r wybodaeth uchod trwy lythyr neu ffacs:

Yng Nghymru, i:
Asiantaeth Safonau Bwyd Cymru
Llawr 11
Ty Southgate
Wood Street
Caerdydd CF10 1EW

Yn yr Alban, i:
Food Standards Agency (Scotland)
St Magnus House
6th Floor
25 Guild Street
Aberdeen AB11 6NJ

Yn Lloegr, i:
Food Standards Agency
Aviation House
125 Kingsway
London WC2B 6NH

Yng Ngogledd Iwerddon, i:
Food Standards Agency (NI)
10C Clarendon Road
Belfast BT1 3BW

Gellwch anfon ffacs atom ar 029 2067 8918/8919 (Caerdydd), 020 7276 8833 (Llundain) 01224 285168 (Aberdeen), neu 028 9041 7726 (Belfast).

4.4 Rhoddir copïau o atebion i'n hymarferion ymgynghori yn ein llyfrgelloedd. Yn Lloegr, byddant yn cael eu cadw gan Wasanaeth Llyfrgell a Gwybodaeth yr ASB ar lawr isaf y Pencadlys yn Aviation House, Llundain. Rhoddir copïau o ymchwil ac arolygon a gomisiynwyd gan yr Asiantaeth yn y llyfrgelloedd. Os ydych am edrych ar y deunyddiau hyn, cysylltwch â'r llyfrgell neu berson perthnasol, gan roi 24 awr o rybudd cyn eich ymweliad:

Yng Nghymru:
Y Llyfrgell
Asiantaeth Safonau Bwyd Cymru
Ty Southgate
Wood Street
Caerdydd CF10 1EW
Ffôn: 029 2067 8999

Yn yr Alban:
Food Standards Agency (Scotland)
St Magnus House
6th Floor
25 Guild Street
Aberdeen AB11 6NJ
Ffôn: 01224 285163

Yn Lloegr:
FSA Library & Information Service
Food Standards Agency
Aviation House
125 Kingsway
Llundain WC2B 6NH
Ffôn: 0207 276 8181 / 8182

Yng Ngogledd Iwerddon:
Food Standards Agency (NI)
10C Clarendon Road
Belfast BT1 3BW
Ffôn: 028 9041 7700

4.5 Gan amlaf, ni fyddwn yn codi ffi am ddarparu copïau o wybodaeth neu gyngor, oni bai fod y cais ar gyfer cyhoeddiad neu set o ddata â phris arno. Fodd bynnag, cedwir yr hawl i godi tâl rhesymol ar gyfer costau trawsysgrifio, llungopïo, pecynnu a phostio, neu lle byddai angen i'r staff dreulio amser sylweddol yn canfod, prosesu a choladu gwybodaeth ar eich rhan. Mewn rhai achosion, bydd trefniadau codi tâl gwahanol ar gyfer darparu gwybodaeth at ddefnydd masnachol. Byddwn yn eich hysbysu o unrhyw gostau posibl cyn prosesu eich cais.

4.6 Pan fo'r wybodaeth rydych ei heisiau ar gael mewn cyhoeddiad â phris arno, byddwn yn rhoi manylion am y cyhoeddiad a lle gallwch ei brynu.

5. Sut allwch chi ddefnyddio gwybodaeth a ddarperir gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd?

5.1 Ni fydd unrhyw gyfyngiadau ar ddefnyddio'r rhan fwyaf o'r wybodaeth a chyngor a ddarparwn. O bosibl, bydd peth o'r wybodaeth yn cael ei gwarchod gan hawlfraint neu hawliau eiddo deallusol eraill. Pan fyddwn yn ymwybodol o gyfyngiadau o'r fath, byddwn yn eich hysbysu o unrhyw gyfyngiadau ar ddefnyddio'r wybodaeth.

5.2 Oni chytunwyd fel arall, eich cyfrifoldeb chi fydd y defnydd a wnewch o'r wybodaeth a ddarperir ar eich cyfer.

6. Sut fydd yr Asiantaeth Safonau Bwyd yn monitro perfformiad?

6.1 Ein nod yw ateb pob cais am gopïau o wybodaeth neu gyngor o fewn 20 diwrnod gwaith. Efallai y bydd yn cymryd mwy o amser os bydd yn rhaid cael gwybodaeth o'n harchifau neu os oes angen prosesu sylweddol, neu os oes angen inni gysylltu ag eraill. Os bydd yn cymryd mwy na 20 diwrnod i ateb eich cais, byddwn yn cysylltu â chi'n ysgrifenedig i roi gwybod i chi gan esbonio'r rheswm dros yr oedi a rhoi gwybod i chi pryd i ddisgwyl ein hateb. Byddwn yn monitro ein perfformiad yn erbyn y terfynau amser hyn fel rhan o'n safonau gwasanaeth.

6.2 Bydd hyd yn oed y sefydliadau gorau'n gwneud camgymeriadau weithiau. Os ydych yn anhapus â'r ffordd yr rydym wedi delio â'ch cais am wybodaeth, dywedwch wrth y person rydych wedi bod yn delio ag ef/hi. Byddwn yn ceisio datrys y broblem yn gyflym, gan esbonio beth rydym wedi'i wneud a pham. Os ydych yn anfodlon o hyd ac yn dymuno mynd â'ch cwyn ymhellach, dylech gysylltu â Chydgysylltwr Cwynion yr Asiantaeth:

Miss Barbara Richards
Complaints Co-ordinator
Food Standards Agency
Aviation House (Room 612c)
125 Kingsway
Llundain WC2B 6NH

Ffôn:020 276 8610
E-bost: barbara.richards@foodstandards.gsi.gov.uk

Bydd hi'n cydnabod eich llythyr o fewn 2 ddiwrnod gwaith o'i dderbyn. Bydd yn ysgrifennu atoch gydag ateb llawn o fewn 20 diwrnod gwaith o dderbyn eich cwyn. Os nad yw hyn yn bosib, bydd yn esbonio pam ac yn dweud pryd y cewch ateb llawn.

6.3 Os ydych yn anhapus o hyd ynghylch y ffordd rydych wedi cael eich trin, gallwch ofyn am i'ch cwyn gael ei chyfeirio at Brif Weithredwr yr Asiantaeth Safonau Bwyd, Geoffrey Podger.

6.4 Os ydych yn anfodlon o hyd â'r ffordd rydym wedi gweithredu, gallwch ofyn i'ch cwyn a'r ffordd y cafodd ei thrin gael ei harchwilio gan y Comisiynydd Seneddol ar Weinyddu (Ombwdsman) perthnasol. Dylech ysgrifennu at eich Aelod Seneddol gan ofyn iddo/iddi gyfeirio eich cwyn i'r Ombwdsman (rhif ffôn Swyddfa Gwybodaeth Ty'r Cyffredin, i gael gwybodaeth am gysylltu â'ch AS, yw 020 7219 4272).

CYNGOR PELLACH
Rydym yn chwilio'n barhaus am ffyrdd o wella ein gwasanaeth, ac o ddiwallu eich anghenion. Croesawn unrhyw sylwadau ac awgrymiadau ar y Cod Ymarfer hwn, a dylid eu hanfon at Barbara Richards yn y cyfeiriad uchod.

Mae'r ddogfen hon yn ystyried sylwadau a dderbyniwyd yn ystod yr Ymgynghoriad Cyhoeddus ar God Ymarfer yr ASB ar Weithredu'n Agored .

Graphic version of this page

Cod ymarfer ar weithredu'n agored

PWYNTIAU ALLWEDDOL

Related links

Tell a Friend

Printer friendly

Contact us

Get alerts

Our Sites